Datenschutzinformation für Mitglieder

Diese Information ergänzt unsere allgemeine Datenschutzerklärung und beschreibt, was mit Ihren Daten als Mitglied des Unterhachinger Festring e.V. geschieht — vor allem im Mitgliederbereich unter /intern. Verantwortlich ist der Verein (Anschrift und Kontakt siehe Datenschutzerklärung, Abschnitt 1). Fragen richten Sie bitte an kontakt@unterhachinger-festring.de.

1. Welche Daten wir verarbeiten

• Stammdaten: Mitgliedsnummer, Name, Anschrift, Geburtsdatum, Mitgliedsart, Eintritts- und Austrittsdatum, Status; bei Firmen und Vereinen zusätzlich Firmen- bzw. Vereinsname und Ansprechperson
• Kontaktdaten: E-Mail-Adresse, Telefonnummer
• Beitrag und Zahlung: Beitragshöhe, ob der Beitrag über eine Organisation gezahlt wird, Bankverbindung (IBAN, BIC, Kontoinhaber), Beitragszahlungen und sonstige Buchungen, die Sie betreffen, sowie Rechnungen an Sie
• Steuerliche Angaben, soweit Sie uns diese mitteilen (Steuernummer bzw. Steuer-ID)
• Interne Vermerke des Vorstands zu Ihrer Mitgliedschaft
• Einwilligungen und Widerspruch (z. B. Newsletter)
• Vereinsbetrieb: Ausleihen und Reservierungen von Material, Anmeldungen zu Veranstaltungen samt Ihren Anmerkungen, Aufgaben in der Veranstaltungsplanung, die Ihnen zugewiesen sind, Kommentare und Dokumente, die Sie einstellen
• Firmenprofil (nur Firmen und Vereine): Beschreibung, Angebote, Webseite und Logo — öffentlich nur, wenn Sie es einschalten (siehe Datenschutzerklärung, Abschnitt 6)
• Zugang zum Mitgliederbereich: Anmelde-E-Mail, Passwort (nur als nicht umkehrbarer Hashwert), Sprache, Zeitpunkt der letzten Anmeldung, Zahl fehlgeschlagener Anmeldeversuche; bei aktivierter Zwei-Faktor-Anmeldung der dafür nötige Schlüssel (verschlüsselt) und die Wiederherstellungscodes (als Hashwert)

Bankverbindung, Geburtsdatum und der Schlüssel der Zwei-Faktor-Anmeldung werden verschlüsselt gespeichert (AES-256-GCM).

2. Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Mitgliedschaft führen — Verwaltung, Beiträge, Information der Mitglieder, Ausleihen, Veranstaltungen, Zugang zum Mitgliederbereich: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Mitgliedschaft nach der Satzung)
• Buchhaltung und Rechnungen mit den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 147 AO und § 14b UStG
• Newsletter und öffentliches Firmenprofil: Ihre Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO
• Geburtstagsgruß, Protokollierung und Sicherheit des Mitgliederbereichs: unser berechtigtes Interesse an einem lebendigen Vereinsleben und an einem sicheren, nachvollziehbaren Umgang mit Ihren Daten, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Name, Anschrift und eine Kontaktmöglichkeit benötigen wir, um die Mitgliedschaft zu führen; ohne diese Angaben ist eine Mitgliedschaft nicht möglich. Alle übrigen Angaben sind freiwillig oder ergeben sich aus Ihrer Teilnahme am Vereinsleben.

3. Wer im Verein Ihre Daten sieht

Der Zugriff im Mitgliederbereich hängt von der Rolle ab:

• Vorstand: alle Daten, soweit für seine Aufgaben erforderlich
• Beirat: Name, Anschrift, Kontaktdaten, Mitgliedsart und Status aller Mitglieder; keine Bankverbindung, kein Geburtsdatum, keine steuerlichen Angaben, keine Beiträge und keine internen Vermerke
• Material-Administration: wie der Beirat, dazu Ausleihen und Reservierungen sowie lesender Zugriff auf die Buchhaltung
• Mitglieder: nur die eigenen Daten; in der Veranstaltungsplanung sehen angemeldete Mitglieder, wer für welche Aufgabe zuständig ist

Aufrufe von Mitgliedsdatensätzen, Datenexporte und Änderungen werden protokolliert (siehe Abschnitt 6).

4. Empfänger außerhalb des Vereins

• Hosting-Anbieter (alfahosting GmbH) für Server, Datenbank und E-Mail-Versand — als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO
• Steuerberater des Vereins: Buchungsdaten (Datum, Betrag, Konto, Buchungstext, der Ihren Namen enthalten kann) für Buchführung, Abschlüsse und Steuererklärungen
• Elektriker und Feuerwehr: nur Standbetreiber bei Märkten, nur technische Angaben (siehe Datenschutzerklärung, Abschnitt 7)
• Öffentlichkeit: nur das Firmenprofil und nur mit Ihrer Einwilligung

Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU findet nicht statt.

5. E-Mails, die Sie von uns erhalten

• Vereinsmitteilungen an alle Mitglieder, Beitragserinnerungen, Rechnungen und Mahnungen, Hinweise zu Ihren Ausleihen und Veranstaltungsanmeldungen, Benachrichtigungen aus der Veranstaltungsplanung sowie Mails zu Ihrem Zugang (Passwort-Link, Änderungen an der Anmeldung) — im Rahmen der Mitgliedschaft
• Newsletter mit Werbung und Angeboten nur, wenn Sie eingewilligt haben; Widerruf jederzeit
• Geburtstagsgruß per E-Mail; dem können Sie jederzeit widersprechen (siehe Abschnitt 8)

Wir protokollieren Empfänger, Betreff und Zeitpunkt jeder Mail, um Zustellung und Doppelversand prüfen zu können. Empfänger und Betreff löschen wir nach sechs Monaten; für Rechnungen und Mahnungen gilt die Aufbewahrung nach Abschnitt 7.

6. Protokollierung und Sicherheit

Änderungen an Mitgliedsdaten, Zugängen, Dokumenten, Buchungen und Rechnungen halten wir mit Zeitpunkt und bearbeitender Person fest; Bankdaten und Passwörter erscheinen darin nie im Wortlaut. Änderungen an Buchungen werden — wie gesetzlich vorgeschrieben — mit altem und neuem Wert festgehalten. Aufrufe von Mitgliedsdatensätzen und Datenexporte halten wir in einem Zugriffsprotokoll fest, das wir nach zwölf Monaten löschen.

Der Mitgliederbereich ist nur verschlüsselt (HTTPS) erreichbar. Passwörter speichern wir nur als Hashwert; nach mehreren Fehlversuchen wird die Anmeldung vorübergehend gesperrt. Sie können Ihren Zugang zusätzlich mit einer Zwei-Faktor-Anmeldung (Einmalcode-App) schützen. Eine Anmeldung endet nach 30 Minuten Inaktivität und spätestens nach 12 Stunden. Inhalte von Drittanbietern werden nicht geladen.

7. Wie lange wir speichern

• Ihre Mitgliedsdaten speichern wir für die Dauer der Mitgliedschaft.
• Buchungen, Belege, Rechnungen, Zahlungen, Mahnungen und deren Versandnachweise bewahren wir zehn Jahre auf (§ 147 AO, § 14b UStG), auch über das Ende der Mitgliedschaft hinaus.
• Anmerkungen zu Ausleihen löschen wir 36 Monate nach der Rückgabe, das Zugriffsprotokoll nach zwölf Monaten, Empfänger und Betreff im Mail-Protokoll nach sechs Monaten.
• Nach dem Ende der Mitgliedschaft löschen bzw. anonymisieren wir die übrigen Angaben, sobald wir sie für die Abwicklung der Mitgliedschaft nicht mehr benötigen, spätestens auf Ihr Verlangen (Abschnitt 8). Bei der Anonymisierung ersetzen wir Ihren Namen und löschen Kontaktdaten, Bankverbindung, Geburtsdatum und Ihren Zugang; Unterlagen mit gesetzlicher Aufbewahrungspflicht bleiben bis zum Fristende erhalten.

8. Ihre Rechte — direkt im Mitgliederbereich

• Auskunft und Datenübertragbarkeit (Art. 15, 20 DSGVO): Unter „Meine Daten“ laden Sie jederzeit die zu Ihnen gespeicherten Angaben als Datei (JSON) herunter. Was darin nicht enthalten ist, erhalten Sie auf Nachricht an kontakt@unterhachinger-festring.de.
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Telefon und Anschrift — bei Firmen und Vereinen auch das Firmenprofil — ändern Sie unter „Meine Daten“ selbst; alles andere ändert der Vorstand auf Ihre Nachricht hin.
• Löschung (Art. 17 DSGVO): Unter „Meine Daten“ stellen Sie ein Löschverlangen; der Vorstand entscheidet darüber und anonymisiert Ihre Daten im Rahmen von Abschnitt 7.
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO).
• Widerruf einer Einwilligung (Newsletter, Firmenprofil) jederzeit mit Wirkung für die Zukunft: das Firmenprofil per Schalter unter „Meine Daten“, den Newsletter über den Abmeldelink in jedem Newsletter, per Schalter unter „Meine Daten“ oder per Nachricht an kontakt@unterhachinger-festring.de.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Der Verarbeitung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses — etwa dem Geburtstagsgruß — können Sie jederzeit widersprechen, formlos an kontakt@unterhachinger-festring.de. Nach einem Widerspruch erhalten Sie weder Geburtstagsgruß noch Newsletter.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren; zuständig ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach (www.lda.bayern.de (öffnet neues Fenster)).