Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Unterhachinger Festring e.V.
Schrenkstraße 2
82008 Unterhaching
Vertreten durch: Josef Kortländer
E-Mail: kontakt@unterhachinger-festring.de

2. Hosting & Server-Logfiles

Diese Website wird bei alfahosting GmbH, Ankerstraße 3b, 06108 Halle (Saale) gehostet. Mit alfahosting besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.

Bei jedem Aufruf der Website übermittelt Ihr Browser technisch notwendige Daten an den Webserver (sog. Server-Logfiles), darunter IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene URL, verwendeter Browser sowie Betriebssystem. Diese Daten werden ausschließlich zur Sicherstellung des Betriebs und zur Fehleranalyse verwendet und nach spätestens 7 Tagen gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).

3. Cookies

Diese öffentliche Website setzt keine Cookies und verwendet keine Tracking- oder Analyse-Dienste. Es werden auch keine externen Schriftarten oder Inhalte von Drittanbietern (z.B. Google Fonts, YouTube, Maps) geladen — alle Ressourcen werden direkt von unserem Server ausgeliefert.

Das trifft auch auf das Kontaktformular und das Helfer-Formular zu: Sie kommen ohne Cookies und ohne Sitzungs-Kennung aus. Der Schutz vor missbräuchlicher Nutzung wird stattdessen über eine im Formular hinterlegte, signierte Zeitangabe gelöst.

Mit dem Bildgenerator zum Christkindlmarkt können Sie ein Logo oder Foto mit unserem Weihnachtslogo zu einer Grafik zusammenstellen. Das von Ihnen ausgewählte Bild wird dabei ausschließlich lokal in Ihrem Browser verarbeitet: Es wird nicht an unseren Server oder an Dritte übertragen, nicht gespeichert und nicht ausgewertet; wir erhalten davon keine Kenntnis. Auch der Generator setzt keine Cookies und speichert nichts in Ihrem Browser. Beim Aufruf der Seite fallen lediglich die unter Nr. 2 beschriebenen Server-Logfiles an. Bitte verwenden Sie nur Bilder, an denen Sie die Rechte haben, und Fotos anderer Personen nur mit deren Einverständnis.

Der passwortgeschützte Mitgliederbereich (/intern) verwendet ausschließlich ein technisch notwendiges Session-Cookie für die Anmeldung. Es wird mit dem Schließen des Browsers gelöscht; die Anmeldung endet zudem nach 30 Minuten Inaktivität und spätestens nach 12 Stunden. Eine Einwilligung ist hierfür nicht erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Auch der Mitgliederbereich lädt keine Inhalte von Drittanbietern; alle Dateien kommen von unserem Server.

4. Kontaktformular und Helfer-Formular

Auf der Startseite bieten wir ein Kontaktformular an. Übermittelt werden die von Ihnen eingegebenen Angaben: Name, E-Mail-Adresse, Betreff und Nachrichtentext.

Auf der Seite „Mitmachen“ können Sie sich für eine ehrenamtliche Aufgabe melden. Übermittelt werden die gewählte Aufgabe sowie Name, E-Mail-Adresse, die Zeit, die Sie einbringen möchten, und – wenn Sie sie angeben – Telefonnummer und Nachricht. Wir nutzen diese Angaben nur, um uns wegen der Aufgabe bei Ihnen zu melden und die Mitarbeit abzusprechen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Maßnahmen auf Ihre Anfrage hin) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse an der Gewinnung ehrenamtlicher Unterstützung). Für beide Formulare gilt das Folgende gleichermaßen.

Diese Angaben werden nicht in einer Datenbank gespeichert. Sie werden ausschließlich als E-Mail an unsere Vereinsadresse weitergeleitet und verbleiben dort in unserem Postfach, solange dies zur Bearbeitung Ihrer Anfrage erforderlich ist. Danach werden sie gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Ihre E-Mail-Adresse wird als Antwortadresse gesetzt, damit wir Ihnen direkt antworten können.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen —, bei Anfragen zu einer Mitgliedschaft oder zum Material-Verleih zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung eines Vertragsverhältnisses). Die Angabe der Daten ist freiwillig; ohne sie können wir Ihre Anfrage jedoch nicht beantworten. Sie erreichen uns alternativ jederzeit unmittelbar unter kontakt@unterhachinger-festring.de.

Zum Schutz vor automatisiertem Missbrauch begrenzen wir die Zahl der Absendungen je Internetanschluss. Dafür wird Ihre IP-Adresse nicht im Klartext gespeichert, sondern lediglich ein daraus berechneter, nicht rückrechenbarer Prüfwert zusammen mit dem Zeitpunkt der Absendung. Dieser Eintrag verfällt automatisch nach einer Stunde. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Abwehr von Missbrauch und Sicherstellung des Betriebs).

Der Versand erfolgt über den Mailserver unseres Hosting-Anbieters (siehe Abschnitt 2), der insoweit als Auftragsverarbeiter für uns tätig ist. Eine Weitergabe an sonstige Dritte findet nicht statt.

5. Mitgliederbereich

Unter /intern betreiben wir eine Verwaltungssoftware für Vereinsmitglieder. Der Zugang ist ausschließlich registrierten Mitgliedern und dem Vorstand vorbehalten. Wir verarbeiten dort insbesondere Stammdaten (Name, Anschrift, Geburtsdatum, Mitgliedsart), Kontaktdaten (E-Mail, Telefon), Beitrag und Bankverbindung, Buchungen, Ausleihen, Veranstaltungsanmeldungen sowie die Zugangsdaten zum Mitgliederbereich. Bankverbindung und Geburtsdatum werden verschlüsselt gespeichert (AES-256-GCM).

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Mitgliedschaft) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Aufbewahrungspflichten); für den Newsletter Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), für den Geburtstagsgruß und die Protokollierung unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Alle Einzelheiten — welche Daten, wer im Verein sie sieht, welche E-Mails Sie erhalten, wie lange wir speichern und wie Sie Ihre Rechte direkt im Mitgliederbereich ausüben — stehen in der gesonderten Datenschutzinformation für Mitglieder.

6. Öffentliche Mitgliederübersicht und Veranstaltungen

Auf der Seite „Mitglieder“ stellen wir die Firmen und Vereine vor, die dem Festring angehören. Veröffentlicht werden ausschließlich Angaben zur Organisation: Name, Ort, Webseite, eine kurze Beschreibung, das Angebot und das Logo. Ansprechpersonen, Anschriften, E-Mail-Adressen oder Telefonnummern erscheinen dort nicht. Bei Einzelunternehmen kann der Firmenname allerdings den Namen der Inhaberin oder des Inhabers enthalten.

Ein Profil wird nur angezeigt, wenn die Organisation das wünscht. Firmen und Vereine mit Zugang zum Mitgliederbereich schalten die Anzeige unter „Meine Daten“ selbst ein oder aus; der Vorstand kann sie jederzeit ausschalten oder auf schriftlichen Wunsch einschalten. Das Einschalten ist die Einwilligung in die Veröffentlichung der genannten Angaben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); sie kann jederzeit durch Ausschalten oder eine Nachricht an kontakt@unterhachinger-festring.de widerrufen werden, das Profil verschwindet dann von der öffentlichen Seite. Daneben stützen wir die Darstellung auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Mitgliedschaft in einem Verein, zu dessen Zweck die Vernetzung seiner Mitglieder gehört) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Darstellung des Vereins und seiner Mitglieder). Wir halten fest, wann und von wem die Anzeige eingeschaltet wurde.

Auf der Startseite zeigen wir kommende Veranstaltungen mit Titel, Beschreibung, Datum, Uhrzeit und Ort. Auch hier erscheinen nur Termine, die im Mitgliederbereich ausdrücklich für die Webseite freigegeben wurden. Personenbezogene Daten enthalten diese Angaben in der Regel nicht.

7. Standplan

Für die Organisation des Christkindlmarkts und vergleichbarer Märkte pflegen wir einen digitalen Standplan. Für jeden Stand erfassen wir Lage und Maße auf dem Plan, den Namen des Betreibers, Kontaktdaten (Ansprechperson, Telefon, E-Mail), das Warenangebot sowie technische Angaben zu Stromanschlüssen, Flüssiggas, offenem Feuer und Feuerlöscher. Kontaktdaten werden verschlüsselt gespeichert (AES-256-GCM) und sind ausschließlich dem Vorstand zugänglich.

Rechtsgrundlage für Planung, Strom- und Sicherheitsangaben ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Vertragsverhältnisses aus Ihrer Anmeldung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren Marktbetrieb). Auszüge dieser Angaben – ohne Kontaktdaten – gehen als Liste an den Elektriker und, soweit für die Sicherheit des Markts erforderlich, an die dafür zuständigen Stellen (insbesondere Feuerwehr, Polizei und Ordnungsamt). Kontaktdaten (Ansprechperson, Telefon) geben wir nur weiter, wenn dies im Einzelfall nötig ist, etwa auf Verlangen einer dieser Stellen; jede solche Weitergabe wird protokolliert.

Die für die Sicherheit des Markts zuständigen Behörden und Organisationen (insbesondere Feuerwehr, Polizei und Ordnungsamt) können den Plan zusätzlich online einsehen, jeweils über einen nur ihnen mitgeteilten, befristeten Link mit Kennwort. Dort sehen sie Standnummer, Lage und Art jedes Standes sowie die Angaben zu Flüssiggas, offenem Feuer und Feuerlöscher. Den Namen des Betreibers sehen sie nur, wenn Sie in dessen Veröffentlichung eingewilligt haben; Kontaktdaten, Warenangebot und interne Bemerkungen sind dort nicht enthalten. Zweck ist der Brandschutz, die Gefahrenabwehr und die Wahrung der öffentlichen Sicherheit während des Markts (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Jede Anmeldung über einen dieser Links wird protokolliert; nach Ablauf oder Widerruf ist er nicht mehr nutzbar. Zusätzlich steht dort die Telefonnummer, unter der die Marktleitung des Vereins während des Markts erreichbar ist — eine Rufnummer des Vereins, keine private Nummer.

Einen Teil des Plans veröffentlichen wir zusätzlich für Besucher auf unserer Webseite. Ihr Stand erscheint dort mit Standnummer, Lage und Warenkategorie. Ihr Name und Ihr Angebot erscheinen nur, wenn Sie auf dem Anmeldeformular ausdrücklich eingewilligt haben. Rechtsgrundlage der Namensnennung ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die Einwilligung ist freiwillig, für die Teilnahme am Markt nicht erforderlich und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden, formlos an kontakt@unterhachinger-festring.de. Nach einem Widerruf entfernen wir Namen und Angebot unverzüglich aus dem veröffentlichten Plan.

Die Kartengrundlage stammt aus Daten von OpenStreetMap und wird als eigene Datei von unserem Server ausgeliefert; beim Aufruf des Standplans fließen keine Daten an OpenStreetMap oder andere Dritte.

Der veröffentlichte Plan lässt sich auch als 3D-Ansicht zeigen. Sie enthält dieselben Angaben wie die Karte – Namen also nur mit Einwilligung – und wird ebenfalls vollständig von unserem Server geladen. Für die Funktion „Weg hierher“ markieren Sie Ihren Standort selbst auf der Karte; der Weg wird in Ihrem Browser berechnet. Dieser Punkt wird weder an uns übertragen noch gespeichert; eine Standortbestimmung Ihres Geräts findet nicht statt.

Kontaktdaten der Standbetreiber löschen wir, wenn wir den Plan nach der Veranstaltung archivieren. Der Betreibername bleibt gespeichert, damit er als Vorlage für die Anmeldung im Folgejahr dient; Einwilligungen zur Namensnennung übernehmen wir dabei nicht – sie werden für jede Veranstaltung neu über das jeweilige Anmeldeformular eingeholt.

8. Instagram und Facebook

Wir verweisen auf unsere Profile bei Instagram und Facebook. Auf dieser Webseite sind dafür lediglich gewöhnliche Links gesetzt — keine eingebetteten Inhalte, keine „Gefällt mir“- oder „Teilen“-Schaltflächen und keine Zählpixel. Solange Sie keinen dieser Links anklicken, werden keinerlei Daten an die Anbieter übertragen.

Erst wenn Sie einem Link folgen, verlassen Sie unsere Webseite. Anbieter beider Dienste ist die Meta Platforms Ireland Ltd., Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland. Meta verarbeitet dort Ihre Daten in eigener Verantwortung, auch wenn Sie kein Konto bei dem jeweiligen Dienst haben oder nicht angemeldet sind, und übermittelt sie gegebenenfalls in die USA. Auf diese Verarbeitung haben wir keinen Einfluss. Einzelheiten nennen die Datenschutzrichtlinie von Instagram (öffnet neues Fenster) und die Datenschutzrichtlinie von Facebook (öffnet neues Fenster).

Soweit wir über unsere Profile statistische Auswertungen („Insights“) erhalten, sind wir hierfür gemeinsam mit Meta verantwortlich (Art. 26 DSGVO). Für die Facebook-Seite hat Meta dazu eine Vereinbarung bereitgestellt (Informationen zu Seiten-Insights (öffnet neues Fenster)); danach übernimmt Meta die primäre Verantwortung für diese Verarbeitung und die Erfüllung Ihrer Betroffenenrechte. Sie können Ihre Rechte dennoch auch uns gegenüber geltend machen; wir leiten Ihr Anliegen dann an Meta weiter.

Rechtsgrundlage für den Betrieb der Profile ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — unser berechtigtes Interesse, über den Verein und seine Veranstaltungen zu informieren. Alle Informationen, die wir dort veröffentlichen, erhalten Sie auch ohne diese Dienste: auf dieser Webseite oder auf Anfrage per E-Mail.

9. Rechnungen, Zahlungen und Buchhaltung

Für Leistungen des Vereins, etwa Standgebühren oder Werbeleistungen, stellen wir Rechnungen aus — auch an Personen und Unternehmen, die nicht Mitglied sind. Dabei verarbeiten wir Name bzw. Firma, Anschrift, E-Mail-Adresse, gegebenenfalls die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die Rechnungspositionen, Zahlungseingänge sowie Zahlungserinnerungen und Mahnungen.

Rechnungen und Mahnungen versenden wir als PDF mit eingebetteter, maschinenlesbarer E-Rechnung per E-Mail über den Mailserver unseres Hosting-Anbieters (siehe Abschnitt 2), der dabei als Auftragsverarbeiter für uns tätig ist. Wir halten fest, wann eine Rechnung oder Mahnung an welche Adresse versandt wurde. Eingangsrechnungen unserer Lieferanten, auch elektronische Rechnungen, speichern wir als Beleg zur jeweiligen Buchung.

Unsere Buchhaltung führen wir elektronisch. Buchungen werden nach einem Monatsabschluss nicht mehr verändert; Änderungen davor halten wir mit altem und neuem Wert, Zeitpunkt und bearbeitender Person fest. Buchungsdaten — Datum, Betrag, Konto und Buchungstext, der einen Namen oder eine Firma enthalten kann — übermitteln wir an unseren Steuerberater zur Erstellung der Buchführung, der Abschlüsse und der Steuererklärungen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag über die abgerechnete Leistung bzw. die Mitgliedschaft) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 14 UStG und § 147 AO. Rechnungen, Belege, Buchungen und die zugehörigen Zahlungs- und Versandnachweise bewahren wir zehn Jahre auf (§ 147 AO, § 14b UStG). Diese gesetzliche Pflicht geht einem Löschverlangen vor (Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO).

10. Daten Dritter in der Vereinsarbeit

Für die Planung unserer Veranstaltungen speichern wir Name und Kontaktdaten von Ansprechpersonen bei Dienstleistern, Behörden und anderen Stellen, mit denen wir zusammenarbeiten. Diese Angaben stammen von den Personen selbst oder von ihrer Organisation, öffentlich zugänglichen Quellen (etwa Webseiten) oder aus Geschäftsunterlagen wie Angeboten und Rechnungen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Durchführung der Veranstaltungen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wir löschen diese Angaben, sobald wir sie für die Zusammenarbeit nicht mehr benötigen; Angaben auf Rechnungen und Belegen unterliegen der Aufbewahrung nach Abschnitt 9.

11. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte:

• Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)

Widerspruchsrecht: Soweit wir Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses verarbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Einer Verarbeitung für Werbung, etwa einem Newsletter, können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen; eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: kontakt@unterhachinger-festring.de. Mitglieder können ihre Daten außerdem direkt im Mitgliederbereich einsehen, herunterladen und die Löschung beantragen (siehe Datenschutzinformation für Mitglieder).

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach (www.lda.bayern.de (öffnet neues Fenster)).

12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Änderungen der Rechtslage oder bei Änderungen unserer Dienstleistungen entsprechend anzupassen. Die jeweils aktuelle Fassung ist stets auf dieser Seite abrufbar.